Step 1 — Enable the photography niche

The booking form is only available when your site's niche is set to Photography. Go to Admin → Settings → Site Settings and set 'Niche intent' to Photography. Save the changes. The /booking URL on your subdomain will now render the full inquiry form instead of the default 'unavailable' message.

Step 2 — Share your booking URL with clients

Your booking form lives at /booking on your blog subdomain — for example, https://jane.velocms.org/booking (or your custom domain if you have connected one). Add this link to your portfolio homepage, Instagram bio, and email signature. The /for-photographers landing page also links to it as an example.

Step 3 — Managing inquiries in Admin

New inquiries appear in Admin → Bookings. The list shows event type, client name, event date, guest count, and a preview of their message. You can change the status inline from the list, or click View to open the full detail page.

On the detail page, click 'Accept booking'. You can optionally write a personal note to the client — for example, 'I am looking forward to photographing your wedding at St Paul's.' When you click Confirm & send, the booking status changes to Confirmed and a branded confirmation email is delivered to the client automatically.

Click Decline to set the status to Declined. No email is sent to the client on decline — if you want to let them know, reply directly to the inquiry notification email you received when they submitted the form.

Marking a booking as completed

After the shoot or event is done, open the booking and click 'Mark as completed'. This moves the inquiry out of the active queue and into your archive. Use this to keep your pending list clean.

Two emails fire automatically in this workflow. First, when a client submits the form, a notification email arrives at the contact email in your Site Settings. It includes all the inquiry details and a direct link to the Admin → Bookings page. Second, when you accept a booking, a branded confirmation email goes to the client with the event summary and any note you added.

Booking form on a custom domain

If you have connected a custom domain (e.g. https://janesmithphoto.com), the booking form is available at https://janesmithphoto.com/booking — the /booking path works on all domain variants.

The booking form includes a honeypot field that is invisible to real visitors but filled automatically by bots. Submissions with a filled honeypot are silently discarded before they reach your dashboard.

How do I set up photographer booking inquiries?

VeloCMS, özellikle düğün ve etkinlik fotoğrafçıları düşünülerek tasarlanmış dahili bir rezervasyon talep akışına sahip. Müşterileriniz blog subdomain'inizdeki kısa bir formu dolduruyor, talep doğrudan admin panelinize düşüyor ve siz de tek tıkla kabul veya reddedebiliyorsunuz. Kabul ettiğinizde ise müşteriye markanızla uyumlu bir onay e-postası otomatik olarak gönderiliyor.

Adım 1 — Fotoğrafçılık nişini etkinleştirin

Rezervasyon formunu kullanabilmek için sitenizin nişinin Fotoğrafçılık olarak ayarlanması gerekiyor. Bunun için Admin → Settings → Site Settings yolunu izleyin ve 'Niche intent' ayarını Photography olarak değiştirin. Değişiklikleri kaydettikten sonra subdomain'inizdeki /booking URL'si, artık varsayılan 'unavailable' mesajı yerine tam teşekküllü talep formunu gösterecek.

Fotoğrafçılık siteleri için Aperture temasını öneriyoruz, tam bir uyum sağlıyor. Temayı Admin → Themes sayfasından etkinleştirebilirsiniz.

Adım 2 — Rezervasyon URL'nizi müşterilerle paylaşın

Rezervasyon formunuz, blog subdomain'inizin /booking adresinde yer alıyor. Örneğin, https://jane.velocms.org/booking gibi (eğer özel bir alan adı bağladıysanız tabii ki o alan adında). Bu linki portfolyonuzun ana sayfasına, Instagram biyografinize ve e-posta imzanıza eklemeyi unutmayın. Fikir vermesi açısından, /for-photographers açılış sayfasında da bu linke bir örnek bağlantı bulunuyor.

Form hangi bilgileri topluyor?

Etkinlik türü — Düğün, Nişan, Portre, Etkinlik, Ticari veya Diğer
Müşteri adı ve e-postası (zorunlu) ve telefonu (isteğe bağlı)
Etkinlik tarihi
Konum veya mekan (isteğe bağlı)
Yaklaşık davetli sayısı (isteğe bağlı — düğünler için faydalı bir bilgi)
İlgilenilen paket — müşterinin hangi hizmet veya baskı paketi hakkında bilgi istediği (isteğe bağlı)
Serbest metinli talep mesajı (zorunlu, en az 10 karakter)

Adım 3 — Talepleri Admin panelinde yönetme

Gelen yeni talepler Admin → Bookings altında listelenir. Bu listede etkinlik türü, müşteri adı, etkinlik tarihi, davetli sayısı ve mesajın bir önizlemesini görebilirsiniz. Talebin durumunu doğrudan liste üzerinden değiştirebilir veya View butonuna tıklayarak tüm detayların olduğu sayfaya geçebilirsiniz.

Bir rezervasyonu kabul etme

Detay sayfasında 'Accept booking' butonuna tıklayın. İsterseniz müşteriye kişisel bir not da ekleyebilirsiniz, mesela 'St Paul's'daki düğününüzü fotoğraflayacak olmak beni heyecanlandırıyor.' gibi. Confirm & send butonuna bastığınız anda rezervasyonun durumu Confirmed olarak güncellenir ve müşteriye markanızla uyumlu onay e-postası otomatik olarak yollanır.

Bir rezervasyonu reddetme

Durumu Declined olarak ayarlamak için Decline butonuna tıklamanız yeterli. Bu işlem müşteriye herhangi bir e-posta göndermez. Eğer müşteriyi bilgilendirmek isterseniz, size gelen ilk talep bildirim e-postasına doğrudan cevap yazarak bunu yapabilirsiniz.

Bir rezervasyonu tamamlandı olarak işaretleme

Çekim veya etkinlik tamamlandığında, ilgili rezervasyonu açıp 'Mark as completed' butonuna tıklayın. Bu işlem, talebi aktif listeden çıkarıp arşive taşır. Böylece beklemedeki işler listenizi her zaman düzenli tutmuş olursunuz.

E-posta bildirimleri

Bu iş akışında otomatik olarak gönderilen iki e-posta var. İlki, bir müşteri formu doldurduğunda Site Settings'te belirttiğiniz e-posta adresinize gelen bildirim. Bu e-postada talebin tüm detayları ve Admin → Bookings sayfasına doğrudan bir link bulunur. İkincisi ise, siz bir rezervasyonu kabul ettiğinizde müşteriye giden, etkinlik özetini ve eklediğiniz notu içeren markalı onay e-postasıdır.

E-postalar sizin yapılandırdığınız servis üzerinden gönderilir. Eğer özel bir SMTP sunucusu bağladıysanız (Settings → Integrations altından), varsayılan Resend sağlayıcısı yerine bu sunucu kullanılır.

Özel alan adında rezervasyon formu

Eğer sisteme özel bir alan adı (örneğin https://janesmithphoto.com) bağladıysanız, rezervasyon formuna https://janesmithphoto.com/booking adresinden ulaşılabilir. Kısacası /booking yolu, tüm alan adı varyasyonlarınızda çalışacaktır.

Bot koruması

Rezervasyon formunda 'honeypot' adı verilen bir alan bulunur. Bu alan gerçek ziyaretçiler tarafından görülmez ama botlar tarafından otomatik olarak doldurulur. İçinde bu alanın doldurulduğu formlar, daha size ulaşmadan sessiz sedasız sistem tarafından silinir.