كيف أربط QuickBooks Online لمزامنة الطلبات والعملاء؟
فوّض QuickBooks Online مرة واحدة، فينشئ كل طلب إيصال بيع (Sales Receipt) ويُضاف كل عضو جديد كعميل — دون إدخال محاسبي يدوي.
يُبقي موصل QuickBooks Online دفاترك محدّثة تلقائيًا: كل طلب مكتمل يصبح إيصال بيع (Sales Receipt)، وكل عضو جديد يُضاف عميلًا (Customer) في QuickBooks إن لم يكن موجودًا فيه.
تثبيت الإضافة ونافذة الصلاحيات وخطوات استكشاف الأخطاء العامة مشتركة بين كل التكاملات، وهي مكتوبة مرة واحدة في الدليل المشترك للتكاملات. وما يلي هو ما يضيفه QuickBooks وحده.
الخطوة 1 — فوّض شركتك في QuickBooks
افتح «لوحة التحكم ← الإضافات ← QuickBooks» واضغط Connect QuickBooks Online. هذه عملية OAuth عبر Intuit: تسجّل الدخول إلى QuickBooks Online، وتختار ملف الشركة المراد ربطه، وتوافق على الوصول. لا يوجد مفتاح API تلصقه. وبعد الموافقة تعرض اللوحة حالة Connected.
يطلب VeloCMS صلاحية واحدة هي نطاق المحاسبة في QuickBooks (com.intuit.quickbooks.accounting)، ولا يطلب شيئًا يتعلق بالرواتب أو المدفوعات. ويحمل الموقع اتصالًا واحدًا بـ QuickBooks، فالانتقال إلى شركة أخرى يعني قطع الاتصال ثم التفويض من جديد.
ما الذي يصل إلى QuickBooks بعد كل طلب
- إيصال بيع واحد لكل طلب، يحمل تاريخ إنشاء الطلب.
- سطر واحد نصّه «Order #» متبوعًا برقم الطلب في VeloCMS، بإجمالي الطلب كاملًا، ويُسجَّل على بند عام اسمه Services (البند رقم 1 في QuickBooks).
- ملاحظة للعميل نصّها Order processed via VeloCMS، وبريد المشتري الإلكتروني كبريد الفوترة في الإيصال.
هناك أمران ينبغي معرفتهما قبل أن تسلّم هذا لمحاسبك. الإيصال سطر واحد بإجمالي الطلب لا سطرًا لكل منتج، فتبقى تفاصيل المنتجات في «لوحة التحكم ← الطلبات». والإيصال غير مرتبط بسجل عميل في QuickBooks؛ بل يحمل بريد المشتري بدلًا من ذلك. كما يرسل VeloCMS رقم الطلب بوصفه معرّف الطلب (request ID) في استدعاء الإنشاء، وبه يتعرّف QuickBooks على الطلب المتكرر.
ما الذي يصل إلى QuickBooks عند تسجيل عضو
يبحث VeloCMS في عملاء QuickBooks عن بريد العضو. إن وجد عميلًا فلا يُنشأ شيء ولا يتغير شيء. وإن لم يجد أنشأ عميلًا باسم العضو، أو ببريده الإلكتروني إذا لم يذكر اسمًا. ولا يُحدَّث العملاء الموجودون أبدًا.
هذا الموصل يرفع المبيعات إلى QuickBooks — ولا يحسب الضريبة ولا يحصّلها عند الدفع. تظل ضريبة الدفع من شأن Stripe Tax (إذا فعّلته). فكّر في QuickBooks بوصفه مرآة محاسبية لطلبات حدثت فعلًا، لا محرّكًا ضريبيًا.
بيئة الاختبار مقابل الإنتاج
يستخدم الموصل واجهة QuickBooks الحيّة (الإنتاج) ما لم تُهيَّأ نسخة VeloCMS نفسها لبيئة Intuit التجريبية، وهذا إعداد للتطوير لا شيء تختاره لكل طلب.
عندما لا يصل إيصال
إذا تعذّر الوصول إلى QuickBooks أو انتهت صلاحية تفويضك، يفشل الإرسال بصمت في الخلفية ولا يؤخّر الطلب أبدًا. ويظهر الفشل في «التكاملات ← نشاط المزامنة» مقرونًا بالطلب المعني. وليس QuickBooks من الموصلات التي لها زر إعادة المحاولة، فبعد إعادة الربط ستُدخل ذلك الإيصال يدويًا.
قطع الاتصال
اضغط Disconnect لإزالة رموز VeloCMS وطلب إلغائها من Intuit. تبقى إيصالات البيع والعملاء السابقون في QuickBooks؛ ولن تُنشأ أي سجلات جديدة بعد قطع الاتصال.